אוטומציה עסקית ואינטגרציות
המידע כבר קיים. והוא יכול לעבור אוטומטית ממערכת למערכת.
אנחנו מתכננים אוטומציות סביב תהליך עסקי ברור, מחברים בין הכלים הקיימים ומוודאים שיש בקרה גם כשדברים אינם עובדים כמתוכנן.
תהליך אחד במקום רצף של העתקות
פחות עבודה ידנית
מידע עובר פעם אחת ובצורה מבוקרת
פחות פספוסים
משימות והתראות נוצרות בזמן מפסיקים לשכוח!
יותר שליטה
תיעוד, ניהול, מדדים וטיפול בחריגים
אוטומציה טובה מתחילה בתהליך שחוזר על עצמו.
לפני שבוחרים כלי, בודקים מה מפעיל את התהליך, איזה מידע צריך לעבור ולאן ומה יקרה במקרה של שגיאה.
ניהול לידים
קליטת פניות, שיוך לנציג, חתימה דיגיטלית, תזכורות ומעקב אחר זמן המתנה, זמן טיפול וזמן אספקה.
חשבוניות ותשלומים
הפקת מסמכים ועדכון סטטוס ללא הקלדה כפולה של הפרטים.
עדכוני לקוחות
הודעות WhatsApp או דוא"ל נשלחות באופן אוטומטי חוסכות שאלות ומשפרות את השירות.
חיבור מערכות
סנכרון בין אתר, CRM, סליקה, וואטסאפ, מייל, הנהלת חשבונות וכלים פנימיים.
מסמכים ודוחות
יצירת מסמכים אוטומטית, איסוף נתונים מהיר וקל, ניתן לצפות במדדים בקליק.
טיפול בחריגים
התראה ברורה כשנדרשת התערבות אדם ולא ניתן להמשיך אוטומטית.
אוטומציה שאפשר לסמוך עליה
לא רק תרחיש שעובד בהדגמה.
אוטומציה עסקית צריכה אבטחה, הרשאות, בדיקות, תיעוד, ניטור וטיפול בחריגים. הליווי אחרי העליה לאוויר חשוב מאד כי זה המבחן האמיתי.
אוטומציה לא תקינה עלולה לייצר יותר עבודה לצוות ולגרום תסכול במקום לפתור אותו.
מה אנחנו בודקים
- מקור המידע והמערכת האחראית עליו
- הרשאות, אבטחת מידע ודרישות
- ניהול כפילויות ומצבי קצה
- ניטור בזמן אמת ותיעוד פעולות
- דרך חזרה לעבודה במקרה תקלה
דוגמה מהשטח
הלקוחות שולחים קבצים בוואטסאפ והם מסתדרים בתקיות לבד.
במכון ריפוי בעיסוק המטופלים היו שולחים את המסמכים בוואטסאפ מה שדרש עבודה ידנית לשמור אותם וגם הקמת לקוח ומעקב קבלת מסמכים היה ידני ודרש זמן והיו טעויות.
אחרי האוטומציה:
- הקמת מטופל חדש פשוטה, כל פרט מידע מוקלד פעם אחת בלבד עם פחות אפשרויות לטעויות
- מידע שהמטופל שולח בוואטסאפ נשמר אוטומטית בתקיה שלו
- המטופל יכול לקבוע בעצמו את התור
- המטופל מקבל הודעה מסכמת עם הפרטים ואפשרות לכתוב למכון בחזרה
מתהליך ידני לאוטומציה מבוקרת.
מתחילים מתהליך אחד בעל השפעה גבוהה, בודקים אותו ומרחיבים רק אחרי שהוא יציב ושימושי.
בחירת תהליך
לפי תדירות, זמן שדורש, כסף שמבוזבז, כמות טעויות והשפעה על לקוחות.
אפיון מידע וכללים
מקורות המידע, תנאים, הרשאות, אבטחה וטיפול במצבים חריגים.
חיבור ובדיקות
סביבת בדיקה, תרחישים ואימות מול המשתמשים, והלקוחות.
ניטור ושיפור
מעקב אחר התהליך והרחבה/שיפור לפי התוצאות.
שאלות נפוצות
תשובות קצרות לשאלות שעולות לפני שמתחילים.
איזה תהליך כדאי להפוך לאוטומטי ראשון?
תהליך שחוזר בתדירות גבוהה, מבוסס על כללים ברורים וגוזל זמן או יוצר טעויות. עדיף להתחיל במקום בעל ערך ברור (כספי או זמן) ולא בתהליך הכי מרשים או הכי טרנדי.
האם חייבים להחליף את המערכות הקיימות?
במקרים רבים לא. אפשר לחבר מערכות באמצעות API, Webhooks או שכבת אינטגרציה ולשמור על הכלים שהצוות כבר מכיר.
מה קורה אם אחת המערכות אינה זמינה?
מתכננים מראש לוגים, ניסיונות חוזרים והתראות. בתהליך קריטי מגדירים גם דרך עבודה חלופית כדי שהעסק לא ייעצר.
האם אפשר לשלב AI באוטומציה?
כן, כאשר נדרש להבין טקסט, לסכם, לסווג או להפיק תוכן. פעולות קריטיות צריכות בקרה וכללים ברורים ולא הסתמכות עיוורת על מודל שיכול להחזיר תוצאה שונה בכל הרצה לכן לא כל אוטומציה חייבת AI.
הצעד הראשון יכול להיות קטן
איזו פעולה אתם מבצעים שוב ושוב?
תארו את הפעולה, כמה זמן היא דורשת, המערכות המעורבות וכמה פעמים היא מתבצעת. נבדוק האם נכון לחבר, לאוטומט או לשנות את התהליך.